如何找記者採訪？企業必學的媒體採訪安排流程

如何找記者採訪？

企業該如何聯繫記者？以下將為您整理企業找記者採訪時的要點：

搜集媒體/記者名單

由於不同媒體關注的議題範疇不同，因此企業找記者採訪前應先鎖定與產業相關的媒體與記者，並建立正確的媒體名單，才能有效提高媒體採訪的成功率。若您不知道該如何找到與產業有關的記者，可以先從Facebook、X、Linkedin…等社群媒體著手，搜尋相關主題的最新報導或是同產業的競爭對手、上下游廠商曾被報導過的新聞，從文內找到撰文的媒體記者。

若您沒有時間自行搜集媒體/記者名單，也可以尋求公關公司的協助，專業公關公司通常具有豐富的媒體資源和專業知識，可以幫助企業找到目標媒體，並聯繫相關記者。

事件是否具備新聞價值

記者追求的是具有公共利益或讀者關注度的「新聞」，而非企業的「廣告」，因此，企業必須客觀評估事件是否具備新聞價值，若缺乏新聞性，即使聯繫到媒體，也可能無法得到關注。

選擇聯繫方式

最正式且常見的媒體聯繫方式是寄新聞稿至媒體的公開信箱或記者的個人電子信箱，因此新聞稿標題應精準扼要，內文則應強調核心資訊，並附上必要的圖片與資料，才能有效引起記者對新聞事件的興趣，此外，新聞稿若能針對記者的專業領域量身訂製內容，也更能提升回覆率，若您不知道如何撰寫新聞稿可以參考：【如何寫新聞稿？7招教您寫出吸睛新聞稿】

此外，透過電話或簡訊與媒體合作雖然能展現企業的合作誠意，但須避免過度打擾，以免影響記者作業流程，降低記者的合作意願。

建立長期關係

最後，企業不應僅在需要曝光時才臨時尋求媒體協助，而是平時就要主動經營媒體關係，例如：不定期分享產業觀點、邀請參加內部交流活動，甚至在重大議題時提供專家見解。透過持續互動，媒體會逐漸將企業視為可靠資訊來源，在關鍵時刻更願意給予報導支持，此外，妥善經營長期關係也能讓企業的新聞更容易被採用並獲得正面曝光。

邀請媒體採訪的注意事項

邀請媒體參與採訪時，應注意以下重點：

• 提前通知：為給予媒體充分的排程與準備時間，正式的採訪或活動邀請，建議至少提前3~ 7天發出通知；若為大型記者會，則應將時間拉長至2週前，讓媒體有充足時間規劃行程
• 資訊完整：邀請函或信件內容應清楚載明活動的時間、地點、主題及流程，並附上主要聯絡人的姓名與聯繫方式
• 附上新聞稿或大綱：隨邀請附上新聞稿或採訪大綱，能幫助記者快速掌握事件重點，判斷新聞報導價值，並提前準備訪問題目
• 尊重記者時間：發出邀請後，若未立即收到回覆，可在適當時機禮貌地詢問，避免過於頻繁致電或寄信詢問，給予媒體自由安排的空間
• 建立專業形象：邀請函與溝通內容應簡潔正式，避免過於商業化或過度宣傳
• 保持後續聯繫：企業應於活動後表達感謝，以展現專業與誠意

舉辦記者會的注意事項

舉辦記者會所需做的準備不僅是搜集記者名單並寄出邀請函，更需要準備合適的場地、規劃流程，並準備相關資料...等事前準備，才能讓媒體及相關公關人員感受到企業的用心，進而提升報導意願，增進合作關係，以下將為您整理辦記者會時的應注意事項：

選擇合適場地

記者會場地應選擇交通便利、易於抵達的地點，且場地動線規劃流暢，確保媒體報到、採訪、攝影...等環節不受阻礙。

規劃完整流程

時間掌控是確保流程順利的關鍵，在規劃記者會流程時，企業應估算主持人開場、企業代表或發言人致詞、產品或議題發表、媒體 Q&A，以及最後的媒體拍攝環節...等流程所需的時間，控制整體記者會時間在30~60分鐘內，避免因流程過於冗長造成到場媒體的困擾。

提供媒體便利設施

除了準備足夠的座位與空間供記者採訪與拍攝外，企業也應提供高速網路及電源插座，以便記者即時撰寫或傳輸新聞，此外，若有直播需求，也應事先測試網路穩定度，確保過程順利。

現場布置與品牌形象

記者會現場的主視覺背板、講台、產品陳列、指示牌...等細節應與企業的品牌視覺保持一致，才能透過視覺強化媒體與來賓對品牌的印象，同時，看到記者會照片的讀者也能清楚辨識品牌。

準備完整資料

記者會現場應提供印刷新聞稿、簡報資料，以及相關資訊的數位檔案，讓媒體能快速引用，減少後續整理的負擔。

提供媒體禮袋與茶點

除了提供資料方便媒體快速了解記者會內容，企業也可以適度提供小型禮品袋、簡易茶點或飲品，以體現企業誠意，增加媒體參與度，但需注意的是，企業應避免禮品過於昂貴或誇張，以免引發不必要的爭議。

危機應變準備

企業除了針對記者會的設備、場地...等硬體措施做足準備，也應事先針對可能被媒體提出的敏感問題準備標準回應，避免現場措手不及，此外，企業也可以指定專人作為發言窗口，以保持資訊一致性。

後續跟進

活動結束後，企業應第一時間寄送新聞照片、會後資料及感謝信，並在必要時主動提供補充資訊；若媒體未及出席，亦可主動提供新聞稿與素材，確保有機會獲得報導。

一場記者會要多少錢？

記者會的費用因規模及形式而異，以下將為您整理舉行記者會可能的支出成本：

• 場地費用：根據地點與時長而定，若是商務中心的會議室，租借費用約為$2萬起；若舉辦在高級飯店，租借費用可能高達$10萬以上
• 硬體設備：設備租賃費用約為$1萬~$6萬，常見的租借項目包含燈光、音響、麥克風、LED螢幕及投影設備
• 佈置與設計：記者會佈置與設計費用約為$1萬~$8萬，視佈置的複雜度與數量而定，通常包含：主視覺背板、講台、指示牌、入口接待區...等項目
• 媒體禮品與茶點：禮品與茶點費用視參加的媒體數量及禮品、茶點品質而異
• 攝影與記錄：紀錄及攝影費用約為$5千~1萬2千/半天、$9千~$2萬5千/全天，以上費用以單機攝影為主，若需要聘請多名攝影師從不同角度拍攝，費用可能更高

專業公關公司幫助您登上媒體版面！

經營媒體關係需要具備公關知識與經驗，若您的企業內部缺乏相關背景的公關人員或是沒有舉辦記者會的經驗，可能需要花費更多時間及心力找到記者採訪，或是完成規劃記者會的流程規劃，因此，建議您若有以上煩惱，可找尋專業的公關公司協助，專業公關公司不僅能協助撰寫新聞稿、邀請媒體，還能全程支援記者會，確保活動順暢並提升媒體報導成效，若您需要專業公關公司的協助，只要點選【免費取得報價】回答幾個簡單的問題，稍待片刻便有公關公司與您聯繫洽談，過程方便快速且完全免費！