線上簽核系統

電子簽核系統是可以整合企業內部各種文件的一種文件管理系統，方便相關部門人員查看以提升作業效率，常見的應用例如：日常出勤、帳款核銷、公文審批。電子簽核突破了過往的時間與空間限制，更符合遠距上班或多地辦公的商業模式，除了基本的表單簽核與審閱批准功能之外，還包含以下常見功能：

• 權限控制﹔依員工、部門、職位的不同，可設置欄位編輯的權限，確保公司內部資訊安全，不會受到惡意竄改。
• 彈性化流程設定：可整合公司內部、外部廠商的共用文件，將簽核步驟、核決權限統一線上管理，但流程中仍可選擇加簽、重簽的機制修改。
• 提供制式範本：系統內通常會建置多種常見表單範本提供使用，且可根據使用需求進行簡單的設定與修改。
• 連結ERP系統：可與ERP系統結合，同步審核庫存、銷售、財務...等資訊，即時掌握企業整體狀況。

電子簽核系統的優勢

工作流程順暢，職責清楚明確

企業各部門之間的工作往往環環相相扣，例如：業務部門、生產部門、會計部門，這些部門時常需要協同作業，在紙本作業時代，常常會發生有時訂單太多業務漏單，生產部門因此沒有備貨，會計部門自然無法準時請款的狀況發生，但電子簽核系統可以整合完整的SOP，明確定義各部門的權責與工作項目，同時，當前一項作業完成時，系統就會依照流程送到下一個簽核人手中，不會發生業務已申請報帳但財務不知道要審核請款的情況。

加快公司流程，不受時空間限制

您是否也曾遇過以下狀況：印表機壞了無法列印需要簽署的文件，終於到超商將文件印出，回到公司卻發現主管不在，但手上文件又必須當天簽核完成，或是主管需要出差多日難以電話聯繫，需要等待主管回國才能完成簽核。當公司的作業流程是以紙本進行，很容易遇到前述狀況，但使用電子簽核系統則可避免上述問題，只要透過電子簽核系統，就算印表機壞掉、主管出差或是有緊急文件需要核准，只要相關人員有網路連線，就算人不在公司，依然可以在線上完成這些表單簽核與批准，使公司業務順利進行。

強化公司橫向連結，減少溝通成本

公司內部有業務、財會、行銷...等各部門，許多作業時常需要跨部門溝通協調才能完成，只要其中一個部門稍有疏漏，極有可能需要花費更多時間找出原因進行補救，但透過電子簽核系統，所有表單資料都能線上即時調閱及檢視，各部門人員能即時查詢目前進度及待進行的項目，減少需要面對面溝通的成本，跨部門合作更有效率。

查找快速方便，不必擔心表單遺失

許多公司都設有檔案櫃儲存過去的表單資料，但大量的文件不僅相當佔據空間也令人難以查找，更甚者是怕文件遺失或毀損，需要花費大量時間更新與維護。若透過電子簽核系統於線上整合，不但不需要實體保存空間，更能透過電子工具快速進行表單的查詢與調閱，不再有過去紙本資料佔據空間且難以查找的問題產生。

線上簽核系統廠商服務內容

線上簽核系統廠商除了協助選購系統、為您規劃系統流程、導入電子簽核系統及提供員工教學之外，還提供系統檢測優化、客製化功能...等服務，以下為您列出電子簽核系統廠商的服務內容：

• 協助選購系統
• 規劃系統流程
• 導入電子簽核系統
• 員工使用教學培訓
• 系統使用檢測優化
• 客製化系統功能
• 系統相關問題諮詢

ERP系統通常都已搭載用來檢測工作流程、判斷用戶權限，並可依照權限分發資訊的流程引擎（Workflow Engine），若您的公司已購入ERP系統，您可以要求系統顧問為您在ERP系統增設表單及設置簽核功能。若您並沒有ERP系統，且市面上的簽核系統也都不適合公司需求，則需要自行建置流程引擎，但需要花費更高的建置成本，若交給專業的線上簽核系統顧問，顧問便能從現有的系統中為您找尋最適合的系統，也可針對您的需求客製化部分流程或功能，為您節省建置線上簽核系統的費用。

線上簽核系統如何選擇？

以下將為您整理選擇線上簽核系統時須考慮的要素：

• 公司規模：部分電子簽核系統具有使用人數上限，所以若您的公司人數較多，在選擇線上簽核系統時，務必事先向線上簽核系統廠商確認。
• 預算：企業應依照自身預算需求選擇適合的電子簽核系統。
• 功能需求：由於電子簽核系統除了出勤簽到之外，也具備內部表單、表單簽核...等功能，部分系統更提供客製化表單建置的服務，所以在企業選擇線上簽核系統時，應先確認內部需求，再進行選擇。
• 整合需求：許多線上簽核系統具備與ERP、CRM…等系統整合的功能，若有系統整合的需求，務必在選擇系統前先進行確認。
• 售後服務：線上簽核系統廠商所提供的售後服務，是否可以在企業遇到問題時提供適時的支援，以及企業是否穩定更新系統以確保系統的穩定性與安全性。

台灣常見線上簽核系統比較

以下為您介紹常見的台灣電子簽核系統廠商：