電話總機系統怎麼選？企業通訊管理必備指南

什麼是電話總機系統？

電話總機系統（Private Branch eXchange，簡稱PBX）是公司行號必備的通訊系統，可將外部來電轉接至不同部門的員工分機，幫助企業有效分配電話資源，減少漏接來電，並提升客戶服務品質。

電話總機系統有哪些常見類型？

電話總機系統主要分為傳統總機、IP PBX、總機代管與雲端總機四大類型，以下詳細介紹四種電話總機系統的特點，並提供比較表，方便您依照需求選擇合適的系統類型：

傳統總機

傳統總機是以實體電話線路連接交換機與桌上型電話分機的總機系統，具有通訊品質穩定的優勢，但需要拉設實體電話線，需請專業廠商到場施工。

網路電話交換機（IP PBX）

IP PBX是利用VoIP（Voice over Internet Protocol）技術，不需要拉設大量電話線路就能透過專用的網路電話系統與IP話機達成管理分機的總機系統。網路總機系統具有安裝快速、通話品質佳、長途電話費用較低…等優勢，還可以透過安裝應用程式將行動裝置作為分機使用。

總機代管（Host PBX）

總機代管服務是以網路總機系統為基礎，由供應商建置實體設備再租借給企業使用，用戶不需自行建置、維護與保養設備。

雲端總機（Cloud PBX）

相較於IP PBX需要建置實體的系統主機，雲端總機供應商則是將系統建置在雲端平台，利用網際網路傳輸訊息，使手機、電腦…等行動裝置可隨時隨地都成為分機。雲端總機具備高擴充性，且能透過後台系統管理群組、蒐集數據與設定各種功能，但雲端總機需要非常穩定的網路訊號以確保通話品質。

電話總機系統有哪些實用功能？

電話總機系統提供多種功能以滿足公司行號的各種通訊需求，以下整理常見的總機功能供您參考：

• 內線互撥：分機可直接撥打內線，促進團隊即時溝通，降低通話成本
• 來電顯示：幫助員工辨識來電號碼與客戶身份
• 語音信箱：負責部門無法接聽時可提供訪客留言，避免漏接重要訊息
• 來電代接：不方便接聽電話時其他同事可代為接聽，避免漏接重要來電
• 來電轉接：通話中可將來電轉接至指定分機或部門，提升工作效率
• 通話錄音：方便管理通話過程與品質，並作為處理爭議通話的佐證資料
• 來電黑名單：可封鎖特定來電號碼阻擋惡意的騷擾電話
• 自動總機（IVR）：由系統引導來電者選擇部門或需要協助的項目

如何為公司量身規劃電話總機系統？

選擇符合公司需求的電話總機系統時需要先確認以下評估重點：

• 公司規模與分機數量：選擇電話總機系統時需要考慮公司規模及所需的分機數量，確保系統能滿足現有需求，避免因分機不足而影響通訊效率
• 是否需要行動分機供能：隨著行動辦公與遠距工作趨勢興起，許多企業需要支援行動裝置作為分機，讓員工無論身在何處都能接聽公司電話
• 系統安全性與維護便利性：挑選時應選擇具備加密通訊、防火牆…等防護措施的系統，避免資料外洩與駭客入侵。此外，總機系統也應具備方便的維護管理功能，讓員工能迅速排除故障，保障通訊穩定運作
• 預算與廠商服務品質：選擇具備良好口碑與完善售後服務的廠商，能確保系統長期穩定運作，並在遇到問題時獲得及時支援，降低企業風險

安裝電話總機系統有哪些注意事項？

安裝電話總機系統時需留意以下注意事項：

• 確認現有設備與線路是否支援新系統：安裝前需確認現有的電話設備和線路是否能兼容新安裝的電話總機系統，避免安裝時需更換設備而產生額外費用
• 確認管道空間：如果需要拉線，安裝時需要確認線路管道是否有足夠空間可以佈線
• 留意安裝環境：主機安裝的位置應避免與其他設備相鄰，避免電磁干擾影響通話品質
• 確認網路品質：若是建置網路總機或雲端總機，需確認辦公室內的網路穩定，避免訊號不穩影響通話品質

電話總機系統常見Q&A

以下整理電話總機系統相關的常見問題，我們將提供專業資訊為您解答：

Q1：電話總機系統是否適合中小企業使用？

是，公司規模較小的中小企業可以選擇使用擴充彈性高、建置成本低的雲端總機系統。

Q2：如何選擇適合的電話總機品牌？

建議選擇具有良好口碑、完善服務與售後服務的品牌，例如：東訊、Panasonic、國際牌…等，並確認是否符合企業需求。

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