公司搬遷必讀指南，讓同事輕鬆搬遷辦公室！
企業成長的過程中，公司也可能需要搬遷，而有效的搬遷規劃不僅能保障辦公設備與資料的安全，還能確保員工工作不中斷，提升整體營運效率。本文將為您介紹公司搬遷需要了解的相關知識，包含：搬遷流程、事前規劃、打包技巧及員工工作地點安排，並提供搬遷後如何整理的建議，協助企業主與雇主順利完成搬遷，打造舒適的全新辦公環境。
公司搬遷與家庭搬家有何不同？
相較於家庭搬家，企業搬遷在規劃與執行上有更多注意事項與挑戰，以下整理公司搬家與一般家庭搬家的差異供您參考：
| 項目 | 公司搬遷 | 家庭搬家 |
| 搬運物品 | 辦公家具、電腦設備、文件資料、專業儀器或機械…等 | 家具、家電、衣物、生活用品…等 |
| 複雜程度 | 需要所有部門合作，分工較複雜 | 家人之間互相協調，流程較簡單 |
| 搬運時間 | 通常在上班時間內完成 | 消費者可以自行選擇時間 |
| 安全要求 | 較高，需確保公司機密與重要文件的資料安全 | 中等，僅需確保家中的重要文件與財物安全 |
| 收費方式 | 專車計價、包價制 | 以專車計價為主 |
| 附加服務 | 辦公設備安裝、網路復位、整理打包、重機械吊掛…等 | 整理打包、家具定位、傢俱拆裝…等 |
公司搬遷流程一覽
清晰的搬遷流程是確保搬遷順利的關鍵，以下整理公司搬遷的流程供您參考：
- 制定搬遷計劃：決定搬遷公司後，需要根據搬遷預算、需要搬遷的物品、搬遷日期…等項目規劃搬遷計劃與時間表，以便順利完成公司搬家。
- 規劃辦公室配置圖：事前擬定與規劃新辦公室的平面配置圖，方便搬家人員將物品歸位，以提升搬遷速度。
- 尋找搬家公司：比較搬家公司的服務內容與報價，選擇具備專業經驗的搬家公司。
- 物品盤點與分類：請員工協助盤點需要搬遷的辦公設備、文件及家具，並根據需求分類。
- 設備拆裝與包裝：完成分類後便可以請員工協助打包與整理公司物品與個人的辦公用品。
- 現場搬運與監控：搬家當天需要分配人力於現場監督搬遷作業，確保搬運過程順暢，避免物品損壞。
- 新址設備安裝與整理：抵達新辦公室後，請員工協助搬家公司按照新辦公室配置圖擺放物品，並完成網路、電話…等基礎設施安裝。
- 更改公司通訊地址：完成搬遷後需要即時通知客戶新的公司地址與聯絡電話，避免影響公司運營。
- 清運廢棄物：搬遷過程中產生的各種廢棄物需在搬遷完成後委託專業的廢棄物清運業者到場清運。
- 交還舊辦公室：完成搬遷後需要將舊辦公室恢復承租前的樣貌，並交還給房東。
如何做好公司搬遷的事前規劃？
企業部門與物品眾多，完整的事前規劃不僅可以提升搬家效率，也能讓過程更順利，以下整理公司搬遷的事前規劃重點供您參考：
- 確認新辦公室的裝潢進度，方便決定搬遷日期
- 確認搬遷日後，建議企業主提前2~4週開始擬定完整的辦公室搬遷計劃，內容應包含：時間表、各部門作業清單與新辦公室的配置圖…等
- 提前通知新舊大樓管理員，確認貨梯、停車位和搬運動線，避免影響搬運作業
- 提前通知並指導各部門整理個人及部門物品，減少搬運負擔
- 提前整理不需要搬遷的文件與設備，並委託垃圾清運業者協助清運
辦公室搬遷中有哪些必備的打包技巧？
妥善的打包技巧能有效保護物品，降低搬運風險。以下整理辦公室搬家可以使用的打包技巧供您參考：
- 伺服器、印表機及大型文件收納櫃…等公用設備建議集中擺放，方便搬家公司協助打包
- 員工的個人物品、電腦設備需打包裝箱，並在箱外清楚標註物品種類、部門及員工姓名，方便搬運與整理。
- 獎座、獎牌、藝術品、盆栽…等易碎物品建議使用氣泡袋包裝，避免搬運過程因碰撞損毀
- 文件櫃、抽屜內的物品應全數取出裝箱，避免物品掉落或於搬運過程中因移動造成損壞
- 辦公家具應根據部門與部位編號，方便搬家人員歸位與組裝
- 重要文件整理完成後應放入保險箱或由專人保管，避免遺失
公司搬遷時應如何安排員工的工作地點？
搬遷過程難免會影響公司營運，除了可以利用假日搬遷外，也可以考慮分階段搬遷，先讓需要維持運作的部門完成搬遷，其他員工則暫時留在舊址或遠端辦公；對於需使用特殊設備的部門，則應提前準備替代方案，確保工作持續進行。
搬遷完成後該如何整理新辦公室？
搬遷完成後應依照搬遷前制定的辦公室配置圖，與搬家人員一同將辦公家具與物品擺放到指定位置，完成歸位後可以安排員工協助確認網路、電話及電腦系統是否能正常運作，其餘同仁則可以清理搬遷過程中的包裝材料和廢棄物，保持辦公環境整潔，最後選擇吉日舉辦簡單的開工儀式，象徵公司開啟嶄新的發展階段。
公司搬家還有哪些常見問題？
公司搬家是件浩大的工程，以下整理公司搬遷需注意的常見問題，幫助企業主掌握注意事項，確保搬遷順利進行，保障員工權益、降低營運風險：
Q1：搬遷期間員工是否必須全部到場協助？
Ａ：通常只需各部門指定代表協助搬遷相關事宜，其他員工可依公司指示正常上班或安排彈性工作。
Q2：公司搬遷時如何保障員工權益？
A：公司搬遷雖然有助於企業經營與發展，但需重視員工權益依《勞動基準法》第10條規定，如果公司搬遷的距離過遠，雇主應提供必要的交通補助，或是彈性工時、交通車…等配套方案，避免影響員工生活。
Q3：若員工不願配合搬遷，是否可以請求非自願離職證明？
A：可以，根據《勞動基準法》第14條規定，公司搬遷如果嚴重影響員工工作與生活，雇主也沒有提供相關協助與配套方案，員工可主張終止勞動契約並請求資遣費及非自願離職證明。
Q4：搬遷過程中如何確保重要資料安全？
A：搬遷前建議提前備份重要資料，並由專業人員負責保管文件，防止資料遺失或外洩。
Q5：公司搬家費用怎麼算？
A：公司搬遷費用主要包含：搬運費、包裝材料費、家具拆裝費、保險費及設備安裝費…等，建議多方比較報價，選擇合適的搬家公司。
企業搬遷就上PRO360找專家！
選擇專業且經驗豐富的搬家公司是順利完成公司搬遷的關鍵，PRO360整合全台上千家經驗老道的搬家公司，服務品質絕對值得信賴，無論企業規模大小，都歡迎點選【免費取得報價】提出需求，讓專業團隊助您一臂之力，打造理想辦公環境！
